Datenschutz.

Diese Hinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Grund- und Mittelschule Memmingen-Amendingen. Sie unterscheiden den Besuch der Schulhomepage, die Anmeldung in der Redaktion und die Nutzung schulischer Anwendungen. Stand: 16. September 2026.

Für Datenschutzfragen und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die Schulleitung oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Grund- und Mittelschule Memmingen-Amendingen
Waimerstraße 10
87700 Memmingen
Telefon: 08331 7850-610
Fax: 08331 7850-6199
E-Mail: verwaltung@gsms-amendingen.de
Vertreten durch Robert Hackenberg, Rektor.

Roland Jutz
Datenschutzbeauftragter des Schulamtes Memmingen/Unterallgäu
MS Memmingerberg
August-Hederer-Straße 11
87766 Memmingerberg
Telefon: 08261 995119
E-Mail: jutz.datenschutz@lra.unterallgaeu.de

Die Schule verarbeitet personenbezogene Daten, soweit dies für ihre gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. Maßgeblich sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit Art. 85 BayEUG sowie für den Betrieb des Internetauftritts Art. 4 Abs. 1 BayDSG. Die Vorgaben des § 46 BaySchO und seiner Anlage 1 begrenzen die schulischen Verarbeitungstätigkeiten.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die bloße Bereitstellung einer Anwendung ersetzt keine erforderliche Rechtsgrundlage oder Einwilligung.

Innerhalb der Schule erhalten diejenigen Personen Zugang zu personenbezogenen Daten, die diese für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Empfänger können außerdem technische Dienstleister, die Adressaten schulischer Kommunikation sowie gesetzlich zuständige Behörden sein. Die einzelnen Dienste und ihre Aufgaben sind in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Die Speicherfristen unterscheiden sich nach Datenart und Zweck. Die kurzen Fristen für Homepage-Protokolle und Redaktionssitzungen gelten nicht für Schülerunterlagen, E-Mail-Postfächer oder die Daten der schulischen Lern- und Kommunikationsplattformen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Voraussetzungen für die Löschung sind für diese Verarbeitungen gesondert zu beachten.

Als Betroffener einer Datenverarbeitung haben Sie die folgenden Rechte:
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Sie können sich beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz beschweren.

Postfach 22 12 19, 80502 München
Besucheranschrift: Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 212672-0
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Die Schulhomepage und ihre Datenbank werden übergangsweise auf einem privat bereitgestellten NAS in Deutschland betrieben. Der öffentliche HTTPS-Zugriff erfolgt über einen virtuellen Server in Deutschland bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Die Verbindung zum NAS wird mit den selbst betriebenen Programmen Pangolin und Newt hergestellt.

Die technische Betreuung übernimmt Sebastian Münsch, Beratungsrektor und Berater digitale Bildung. Der STRATO-Vertrag für den vorgeschalteten Server wird derzeit von Sebastian Münsch persönlich gehalten. Verantwortlich für die schulische Datenverarbeitung bleibt die oben genannte Schule, vertreten durch Robert Hackenberg.

Beim Websitebetrieb werden technische Verbindungsdaten auf dem vorgeschalteten Server und dem NAS verarbeitet. Die Hostingumgebung ist eine Übergangslösung; bei einem Wechsel werden diese Angaben aktualisiert.

Beim Aufruf der Website werden technische Verbindungsdaten verarbeitet, um Inhalte auszuliefern, den sicheren Betrieb zu gewährleisten und Fehler oder Störungen zu untersuchen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 BayDSG.

Der Webserver protokolliert die von ihm erkannte Netzwerkadresse, Datum und Uhrzeit, die HTTP-Anfrage einschließlich angeforderter Adresse und gegebenenfalls URL-Parametern, Antwortstatus, übertragene Datenmenge sowie gegebenenfalls die verweisende Seite und die Browserkennung. Hinter dem vorgeschalteten Server kann die protokollierte Netzwerkadresse die eines vermittelnden Systems sein. Zusätzlich entstehen technische Betriebs- und Fehlerprotokolle sowie Ereignisprotokolle des Redaktionssystems. Diese Daten werden nicht zur Werbung oder zur Erstellung von Besucherprofilen verwendet.

Für die Containerprotokolle des vorgeschalteten Servers und des Schul-Webservers einschließlich Datenbank sowie für die ProcessWire-Protokolldateien ist eine zeitliche Bereinigung eingerichtet: Altersgrenze 71 Stunden, automatischer Lauf alle 15 Minuten. Die Containerprotokolle werden dateiweise rotiert und bereinigt; die zusätzliche Zeitspanne bis zur Entfernung einer Datei liegt im regulären Betrieb innerhalb des Puffers zur Drei-Tage-Grenze. Bei einer Betriebsunterbrechung wird die Bereinigung nach Wiederanlauf fortgesetzt.

Die administrative Einsicht in diese Protokolle dient der technischen Betreuung und Fehlerbehebung. Die Frist gilt für die hier beschriebenen operativen Protokolle der Schulhomepage.

Beim Aufruf der Redaktion oder der technischen Administration setzt ProcessWire das Cookie „amendingen_nass“ zur Zuordnung einer technischen Sitzung. Es dient der Anmeldung und dem Schutz der Bearbeitungsformulare und enthält eine zufällige Sitzungskennung. Beim normalen Besuch der öffentlichen Informationsseiten und des Schuldisplays startet die Website keine Sitzung und setzt kein Sitzungscookie. Cookies aus einem vorherigen Redaktionsbesuch können bis zu ihrem Ablauf im Browser verbleiben; auf den öffentlichen Seiten wird die zugehörige Sitzung nicht geöffnet oder verlängert.

„amendingen_nass“ ist ein Sitzungscookie ohne festes Ablaufdatum. Es endet normalerweise mit der Browsersitzung; eine Sitzungswiederherstellung des Browsers kann es länger erhalten. Bei erfolgreicher Anmeldung wird zusätzlich das Sicherheitscookie „amendingen_nass_challenge“ mit einer Browser-Laufzeit von bis zu 30 Tagen gesetzt. Dieses zusätzliche Cookie ermöglicht allein keine Anmeldung und verlängert nicht die serverseitige Sitzungsfrist. Beim regulären Abmelden werden die Anmeldecookies entfernt.

Die Cookies werden über HTTPS übertragen und sind mit Secure, HttpOnly und SameSite=Lax geschützt. Es werden keine Analyse- oder Werbecookies eingesetzt. Für die zur ausdrücklich angeforderten Anmeldung erforderlichen Speicherungen gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die personenbezogene Verarbeitung im Redaktionssystem erfolgt zur Verwaltung des schulischen Internetauftritts auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 BayDSG.

Serverseitige Sitzungen laufen nach 24 Stunden Inaktivität ab. Abgelaufene Sitzungsdateien werden zusätzlich alle 15 Minuten automatisch bereinigt. Neue Seitenaufrufe bzw. Anfragen innerhalb einer aktiven Sitzung können deren Aktivität aktualisieren; eine lediglich geöffnete Seite ohne weitere Anfrage tut dies nicht. Die Redaktion verarbeitet außerdem Benutzerkennung, Berechtigungen und Angaben zu erstellten oder geänderten Inhalten. Diese Konten- und Inhaltsdaten sind von kurzlebigen Sitzungsdateien zu unterscheiden.

Die Schrift Manrope sowie die Bilder, Stylesheets und Skripte dieser Website werden vom eigenen Webserver geladen. Die Verwendung der Schrift löst keine Verbindung zu Google Fonts aus.

JavaScript unterstützt unter anderem Navigation und Redaktionsformulare. Es kann im Browser deaktiviert werden; einzelne Bedienfunktionen stehen dann möglicherweise nicht zur Verfügung.

Die Schulhomepage verwendet keine Analyse- oder Werbedienste. Karten, Videos, Social-Media-Inhalte oder Schulplattformen werden nicht automatisch als fremde Inhalte eingebettet.

Externe Angebote sind über Links erreichbar. Erst beim Aufrufen eines solchen Links wird das jeweilige Angebot geöffnet. Für die dortige Verarbeitung sind die auf den jeweiligen Dienst bezogenen Datenschutzhinweise maßgeblich.

Sie erreichen die Schulverwaltung über verwaltung@gsms-amendingen.de, die angegebenen Telefonnummern und die Postanschrift. Die Website enthält einen E-Mail-Link, kein Kontaktformular. Beim Anklicken des E-Mail-Links wird das von Ihnen verwendete E-Mail-Programm geöffnet.

Bei einer Kontaktaufnahme verarbeitet die Schule Absender- und Kontaktdaten sowie den Inhalt der Nachricht, um das Anliegen zu bearbeiten. Für schulische Aufgaben ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit Art. 85 BayEUG bzw. Art. 4 Abs. 1 BayDSG maßgeblich; bei vertragsbezogenen Anfragen kann Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO einschlägig sein.

Das Verwaltungspostfach wird über den E-Mail-Dienstleister IDKOM betrieben, der ursprünglich von der Schule beauftragt wurde. Nachrichten erreichen die zuständigen schulischen Ansprechpartner und werden technisch durch die am E-Mail-Verkehr beteiligten Anbieter verarbeitet. Bei E-Mail-Empfängern außerhalb der EU bzw. des EWR können deren dortige Anbieter beteiligt sein.

Die Aufbewahrung einer Nachricht richtet sich nach dem zugrunde liegenden Vorgang und den dafür geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsregeln. Die 71-Stunden-Frist der Homepage-Protokolle ist keine Löschfrist für E-Mails oder Postfachsicherungen.

Bei den Daten von Schülerinnen und Schülern handelt es sich insbesondere um Name, Adressdaten, Staatsangehörigkeit, Religionszugehörigkeit (soweit für die Schulpraxis erforderlich), Migrationshintergrund (Geburtsland, Jahr des Zuzugs nach Deutschland, Muttersprache deutsch/nicht deutsch), Leistungsdaten, Daten zur schulischen und beruflichen Vorbildung sowie zur Berufsausbildung. Ggf. werden auch besondere pädagogische Fördermaßnahmen, z.B. Empfehlungen zur Schullaufbahn, Schulversäumnisse und Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 BayEUG gespeichert.
Bei den Daten von den Erziehungsberechtigten handelt es sich insbesondere um Name und Adressdaten sowie Angaben zum Sorgerecht.
Rechtsgrundlage
Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten der Schülerinnen und Schüler und deren Erziehungsberechtigten verarbeiten.
Die Datenverarbeitung im Rahmen der Herausgabe eines Jahresberichts für die Schülerinnen und Schüler und die Erziehungsberechtigten beruht auf Art. 85 Abs. 3 BayEUG, gegebenenfalls im Hinblick auf Fotos auf einer Einwilligung.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Name und Adressdaten der Erziehungsberechtigten sowie von Angaben zum Sorgerecht ist Art. 85 Abs. 1 Satz 3 BayEUG.

Zwecke
Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere folgenden spezifischen Zwecken:
Kommunikation mit Erziehungsberechtigten (Art. 2 Abs. 4 BayEUG), Dokumentation von Schüler- und Schülerleistungsdaten, Zeugniserstellung (Art. 52, 85a BayEUG und Bestimmungen der Schulordnungen und der Lehrerdienstordnung); Ermittlung des sonderpädagogischen Förderbedarfs (Art. 19 BayEUG); Einsatz Mobiler Sonderpädagogischer Dienste (Art. 21 BayEUG), Praktikumsverwaltung (Art. 50 Abs. 3 und 4 BayEUG); Überwachung der Schulpflicht (Art. 57 BayEUG); Mitgestaltung des schulischen Lebens (Art. 62 ff. BayEUG); Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen (Art. 86 BayEUG); Durchführung der Schulstatistik (Art. 113b BayEUG); Evaluation und Qualitätsentwicklung (Art. 113c BayEUG); Schulberatung durch Beratungslehrkräfte oder Schulpsychologen (Art. 78 BayEUG); Schulfinanzierung (Art. 4, 10, 19 Bayerisches Schulfinanzierungsgesetz - BaySchFG); Öffentlichkeitsarbeit.

Auskunftspflicht gegenüber der Schule
Eine Pflicht zur Auskunft durch Schülerinnen und Schüler beziehungsweise der Erziehungsberechtigten besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG.

Empfänger
An außerschulische Stellen übermitteln wir Daten unserer Schülerinnen und Schüler nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen bzw. zulässig ist.
Zu den Empfängern gehören insbesondere:
Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 3 BayEUG)
die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)
Rechnungsprüfungsbehörden (Art. 95 BayHO)
das zuständige Jugendamt (Art. 31 BayEUG)
die Träger des Sachaufwands (Art. 10, 19 BaySchFG)
die Träger des Aufwands der Schülerbeförderung (Art. 1 Abs. 1 und 5 Schulwegkostenfreiheitsgesetz - SchKFrG i.V.m. der Verordnung über die Schülerbeförderung)
das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)
die aufnehmende Schule im Falle eines Schulwechsels (Art. 85a Abs. 2 BayEUG, § 39 BaySchO)
das Einwohnermeldeamt (bei Abmeldung ausländischer Schüler vom Schulbesuch in Bayern, § 3 Grundschulordnung – GrSO, § 3 Mittelschulordnung - MSO)
die Kreisverwaltungsbehörden (Art. 118 BayEUG und Art. 119 BayEUG)
bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige Archiv nach dem Bayerischen Archivgesetz (BayArchivG)
die zuständige Ausländerbehörde, wenn die Schule bei ausländischen Schulpflichtigen feststellt, dass sie nicht über hinreichende Deutschkenntnisse für einen erfolgreichen Schulbesuch verfügen (Art. 85 Abs. 2 Satz 3 BayEUG)
die Agentur für Arbeit in den Fällen des § 31a Abs. 1 SGB III (Art. 85 Abs. 2 Sätze 4-6 BayEUG)
das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33-36 Infektionsschutzgesetz – IfSG; § 20 Abs. 8-10 IfSG)
Zielschule bei Schulwechseln (Art. 85a Abs.3 BayEUG)

Dauer der Speicherung
Grundsatz:
Daten von Schülerinnen und Schülern und Erziehungsberechtigten werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Daten in Schülerunterlagen:
Für Daten, die in den Schülerunterlagen gespeichert sind, gelten gemäß § 40 der Bayerischen Schulordnung (BaySchO), grundsätzlich folgende Speicherfristen:

Schülerstammblatt, Abschriften von Abschlusszeugnissen oder sie ersetzenden Zeugnissen und von Zeugnissen über schulische Berechtigungen: grundsätzlich 50 Jahre.
Leistungsnachweise: grundsätzlich 2 Jahre.
Alle übrigen Daten in Schülerunterlagen: grundsätzlich 1 Jahr.

Die Löschfristen für die bei Nrn. 1 und 3 genannten Daten beginnen mit Ablauf des Schuljahres, in dem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlässt, für die Leistungsnachweise mit Ablauf des Schuljahres, in dem sie angefertigt wurden.
Aufzeichnungen im Rahmen der Schulberatung:
Aufzeichnungen über Beratungen durch Beratungslehrkräfte und Schulpsychologen werden bis zum Ablauf von drei Jahren nach dem Ende des Schulbesuchs des betreffenden Schülers unter Verschluss gehalten und anschließend vernichtet (vgl. Bekanntmachung über die Schulberatung in Bayern, Abschnitt III Nr. 4.4)

Von Lehrkräften verarbeiten wir Name, Staatsangehörigkeit, Angaben zur Lehrbefähigung und zum Unterrichtseinsatz sowie ggf. weitere Personaldaten, soweit diese zur Abwicklung des Dienstverhältnisses an der Schule erforderlich sind (die Personalakte wird bei der Dienst- oder Beschäftigungsbehörde geführt).

Rechtsgrundlage
Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten der Lehrkräfte verarbeiten.
Die Datenverarbeitung im Rahmen der Führung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus Art. 104 Abs. 1 Bayerisches Beamtengesetz (BayBG). Danach darf eine Beschäftigungsbehörde, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte (Nebenakte) aus Unterlagen führen, die sich auch in der Grundakte oder Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis für die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

Zwecke
Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere der Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft (vgl. insbesondere Art. 103 BayBG).

Auskunftspflicht gegenüber der Schule
Eine Pflicht zur Auskunft durch Lehrkräfte besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG.

Empfänger
An externe Stellen übermitteln wir Daten der Lehrkräfte nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.
Zu den Empfängern gehören insbesondere:
Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 1 und 3 BayEUG)
die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)
Rechnungsprüfungsbehörden (Art. 95 BayHO)
die zuständigen personalverwaltenden Stellen (Art. 103 ff. BayBG)
das Landesamt für Finanzen (Art. 103 ff. BayBG)
das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)
bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige Archiv nach BayArchivG
das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33-36 IfSG; § 20 Abs. 8-10 IfSG)

Dauer der Speicherung
Grundsatz:
Daten von Lehrkräften werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Personaldaten:
Die Speicherung, Löschung und Vernichtung Ihrer Personaldaten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses richtet sich nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 611a BGB sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG).

Von nicht unterrichtendem Personal führen wir die Personaldaten, die zur Abwicklung des Dienstverhältnisses an der Schule erforderlich sind (die Personalakte wird von der Dienst- oder Beschäftigungsbehörde geführt).

Rechtsgrundlage
Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten des nicht unterrichtenden Personals verarbeiten.
Die Datenverarbeitung im Rahmen der Führung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus Art. 104 Abs. 1 BayBG. Danach darf eine Beschäftigungsbehörde, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte (Nebenakte) aus Unterlagen führen, die sich auch in der Grundakte oder Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis für die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich ist (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 611a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG.).

Zwecke
Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere der Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft (vgl. insbesondere Art. 103 BayBG).

Empfänger
An externe Stellen übermitteln wir Daten des nicht unterrichtenden Personals nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.
Zu den Empfängern gehören insbesondere:
Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 1 BayEUG)
die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)
Rechnungsprüfungsbehörden (Art. 95 BayHO)
die zuständigen personalverwaltenden Stellen (Art. 103 ff. BayBG)
das Landesamt für Finanzen (Art. 103 ff. BayBG)
das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)
bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige Archiv nach dem BayArchivG
das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33-36 IfSG; § 20 Abs. 8-10 IfSG)

Dauer der Speicherung
Grundsatz: Daten des nicht unterrichtenden Personals werden von uns grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Personaldaten:
Die Speicherung, Löschung und Vernichtung Ihrer Personaldaten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses richtet sich nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 611a BGB sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG).

(z.B. als Dienstleister oder Handwerker, Vertreter von örtlichen Behörden oder Personen, die sich an die Schule wenden)
Name und Adressdaten. Weitere Daten werden je nach Art des Geschäfts- oder sonstigen Kontakts verarbeitet.

Rechtsgrundlage
Als Rechtsgrundlage kommt insbesondere Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs.1 UAbs. 1 Buchst. b DSGVO (Abwicklung eines Vertrags) in Betracht.

Zwecke
Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient im Rahmen einer Einwilligung dem in der Einwilligung angegebenen Zweck oder bei der Abwicklung eines Vertrages der Erfüllung des jeweiligen Vertrages.

Empfänger
An externe Stellen übermitteln wir Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.

Dauer der Speicherung
Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Die Schule nutzt edoop, IServ, LearningView sowie derzeit noch Microsoft 365 mit Teams. Diese Anwendungen sind eigenständige Angebote und werden nicht durch den bloßen Besuch der Schulhomepage gestartet. Microsoft 365 mit Teams ist als auslaufendes Angebot vorgesehen.

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem konkreten schulischen Zweck. Für erforderliche gesetzliche Aufgaben gelten insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO und Art. 85 BayEUG, bei Leistungsbewertung und Zeugnissen zusätzlich die einschlägigen schulrechtlichen Vorschriften. § 46 BaySchO mit Anlage 1 bestimmt den zulässigen Rahmen der Verarbeitungstätigkeiten. Freiwillige, auf Einwilligung gestützte Nutzungen richten sich nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine Produktlizenz oder ein pseudonymisierter Benutzername ersetzt weder die Prüfung der Rechtsgrundlage noch notwendige Vereinbarungen mit Dienstleistern.

Die folgenden Angaben beschreiben die bestätigten Nutzungszwecke und unterscheiden Anbieterinformationen von den schulischen Aufbewahrungspflichten. Die Log- und Sitzungsfristen dieser Homepage gelten nicht automatisch für diese Anwendungen.

Anbieter und Zweck: edoop ist ein Angebot der indibit GmbH, Bayreuth. Die Schule nutzt edoop für Notenverwaltung, pädagogische Beobachtungen, Zeugnisse und die Kommunikation mit Erziehungsberechtigten. Der Zugang erfolgt über edoop.de.

Daten: Verarbeitet werden die für diese Aufgaben erforderlichen Schüler- und Zuordnungsdaten, Leistungsbewertungen, Beobachtungen, Zeugnisangaben, Benutzer- und Berechtigungsdaten sowie Inhalte und technische Metadaten der Elternkommunikation. Rechtsgrundlage für die erforderliche schulische Dokumentation ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit Art. 85 und Art. 52 BayEUG; für freiwillige zusätzliche Verarbeitungen gelten die im jeweiligen Angebot mitgeteilten Voraussetzungen.

Empfänger und Standorte: Zugriff haben zuständige schulische Personen und die jeweiligen Kommunikationspartner. indibit betreibt den Dienst als externer Anbieter unter Einbindung technischer Unterauftragnehmer. Der Anbieter beschreibt das Hosting in Deutschland bzw. der EU. Weitere Empfänger und etwaige Drittlandbezüge hängen von den eingesetzten Zusatzdiensten und den geltenden Vertragsanlagen ab.

Speicherdauer: edoop beschreibt eine jahrgangsbezogene automatische Löschung älterer Schuljahresdaten nach 24 Monaten. Diese Anbieterangabe ist nicht gleichbedeutend mit einer bestätigten schulischen Löschfrist für jede Datenart. Für Schülerunterlagen gelten insbesondere die gesetzlichen Fristen nach § 40 BaySchO; erforderliche Aktenaufbewahrung ist von Arbeitskopien im Dienst zu unterscheiden.

Anbieter und Betrieb: Die Schule verwendet die Software der IServ GmbH, Braunschweig, auf einem lokalen Schulserver in Deutschland. Der Zugang lautet gsmsamendingen.de. Eingesetzt werden Anmeldung, Dateien, E-Mail, Messenger und Videokonferenzen.

Daten und Zwecke: Für den Zugang und die Zusammenarbeit werden Benutzerkennungen, Rollen und Gruppen verarbeitet. Hinzu kommen Dateien, E-Mail-Adressen und Nachrichten einschließlich Versanddaten, Messenger-Inhalte sowie technische Zugriffs- und Nutzungsdaten. Bei Videokonferenzen fallen Teilnehmer- und Raumangaben, Verbindungsdaten und bei Nutzung von Mikrofon, Kamera oder Bildschirmfreigabe die jeweils übertragenen Inhalte an. Für erforderliche schulische Aufgaben gilt der oben erläuterte schulrechtliche Rahmen; einwilligungsabhängige Funktionen setzen eine wirksame Einwilligung voraus.

Empfänger: Inhalte erreichen die berechtigten Nutzer bzw. ausgewählten Kommunikationspartner. Externe E-Mails gehen an deren Mailanbieter. Videokonferenzen können nach der IServ-Produktbeschreibung über externe, in Deutschland betriebene Server der IServ GmbH bzw. ihrer Partner laufen. Der lokale Portalserver bedeutet deshalb nicht, dass jede Verarbeitung ausschließlich in der Schule stattfindet. Empfänger außerhalb des EWR können bei entsprechend adressierter externer Kommunikation hinzukommen.

Speicherdauer: Konten, Dateien, Nachrichten, Protokolle und Sicherungen haben unterschiedliche Fristen. Für aktive E-Mail-Konten und einzelne Messenger-Nachrichten nennt die Produktdokumentation keine allgemeine automatische Löschung. Die schulische Löschregelung muss daher die jeweiligen Inhalte und Aufbewahrungspflichten berücksichtigen; die 71-Stunden-Frist der Schulhomepage gilt hier nicht.

Anbieter: LearningView wird von der Pädagogischen Hochschule Schwyz in Goldau, Schweiz, angeboten. Die Schule nutzt die Plattform zur Unterstützung schulischer Lernprozesse. Bei den Kinderkonten werden nach der schulischen Festlegung höchstens Vornamen als Namensangaben verwendet.

Daten und Zwecke: Neben der Kontokennung können bei der Bearbeitung von Lernaufgaben Lernprodukte, Bearbeitungsstände, Rückmeldungen und technische Nutzungsdaten entstehen. Die Beschränkung auf Vornamen macht solche Daten nicht anonym, wenn sie einem Kind zugeordnet werden können. Zugriffe richten sich nach den zugewiesenen Kursen und Rollen. Für erforderliche schulische Verarbeitungen und freiwillige Zusatznutzungen gilt die vorstehende Einordnung der Rechtsgrundlagen.

Empfänger und Länder: Neben berechtigten schulischen Nutzern sind die Anbieterin und ihre technischen Dienstleister beteiligt. LearningView nennt ein Hosting bei Hetzner in Deutschland. Die Anbieterin sitzt in der Schweiz; eine dortige Verarbeitung ist eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO.

Speicherdauer: Die Anbieterunterlagen nennen eine Kontolöschung nach drei Jahren Inaktivität und bei Kündigung grundsätzlich eine Löschung spätestens nach 30 Tagen, vorbehaltlich besonderer Aufbewahrungsgründe. Diese Anbieterfristen ersetzen keine gegebenenfalls kürzeren schulischen Löschpflichten für einzelne Lerninhalte oder ausgeschiedene Schülerinnen und Schüler.

Die Schule nutzt derzeit Microsoft 365 Education A3 mit Teams für Zusammenarbeit und digitale Heftführung. Das Angebot soll auslaufen; bis zur Beendigung gelten die Datenschutzanforderungen weiter. Plattformanbieter ist Microsoft; die europäische Gesellschaft ist Microsoft Ireland Operations Limited, Irland.

Daten: Es werden pseudonymisierte Benutzerkennungen verwendet. Soweit die Schule die Kennung einer Person zuordnen kann, sind die Daten nicht anonym. Personenbezug kann außerdem aus Heftinhalten, Dateien und Beiträgen entstehen. Für die Nutzung fallen Konto- und Berechtigungsdaten, gemeinsam bearbeitete Inhalte, Kommunikationsdaten sowie technische Anmelde-, Nutzungs- und Diagnosedaten an.

Empfänger und Übermittlungen: Inhalte sind den jeweils berechtigten schulischen Nutzern und vorgesehenen Kommunikationspartnern zugänglich. Microsoft und eingesetzte Unterauftragnehmer verarbeiten Daten im Rahmen ihrer jeweiligen Leistungen. Microsoft beschreibt für erfasste Dienste eine EU Data Boundary; daraus folgt kein vollständiger Ausschluss von Verarbeitung außerhalb Europas. Insbesondere Support, Betriebsdaten oder externe Zusammenarbeit können Drittlandbezüge einschließlich der USA haben. Die maßgeblichen Transferregelungen ergeben sich aus der anwendbaren Microsoft-Datenschutzvereinbarung und den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, gegebenenfalls unter Verwendung von Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage und Dauer: Maßgeblich sind der konkrete schulische Einsatz und die hierfür festgelegte Rechtsgrundlage nach dem vorstehenden Abschnitt. Die A3-Lizenz ist selbst keine Rechtsgrundlage. Eine allgemeine automatische Löschung sämtlicher Inhalte nach einer einheitlichen Frist gibt es nicht: Teams-Nachrichten, digitale Hefte und Dateien sowie Konten unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungs- und Löschregeln. Die tatsächlichen Fristen hängen von den schulischen Vorgaben und den Einstellungen des Microsoft-365-Mandanten ab. Die Homepage-Protokollfrist von 71 Stunden gilt hierfür nicht.